E-Mails haben in vielen Bereichen klassische Kommunikationswege wie Brief und Fax ersetzt. Entsprechend häufig sind E-Mails und deren Übermittlung Gegenstand gerichtlicher Beweisfragen.
Im Mittelpunkt stehen dabei regelmäßig drei Fragestellungen: Wurde eine bestimmte E-Mail mit dem behaupteten Inhalt versendet? Wurde sie beim Empfänger zugestellt bzw. empfangen? Welche Dateien waren der E-Mail beigefügt, und entsprechen die heute vorliegenden Anhänge den ursprünglich versendeten Dateien?
Versand und Inhalt einer E-Mail
Eine typische Beweisfrage ist, ob eine bestimmte E-Mail tatsächlich versendet wurde und welchen Inhalt sie zum Zeitpunkt des Versands hatte.
Hierzu können insbesondere die noch vorhandene Nachricht mit ihren technischen Headerinformationen, Daten des verwendeten E-Mail-Programms oder Cloud-Postfachs sowie Server- und Providerprotokolle untersucht und zeitlich miteinander korreliert werden.
Von Bedeutung kann dabei auch sein, ob die heute vorgelegte E-Mail tatsächlich der ursprünglich versendeten Nachricht entspricht oder ob unterschiedliche Fassungen vorhanden sind.
Zustellung und Empfang
Eine zweite typische Beweisfrage lautet, ob die versendete E-Mail beim vorgesehenen Empfänger tatsächlich zugestellt bzw. empfangen wurde.
Der technische Nachweis kann schwieriger sein als der Nachweis des Versands. Die erfolgreiche Übertragung und Annahme einer E-Mail durch die technische Infrastruktur auf der Empfängerseite belegt nicht in jedem Fall bereits deren anschließende Zustellung in das konkrete Zielpostfach.
Deshalb kann eine Untersuchung sowohl auf der Senderseite als auch auf der Empfängerseite erforderlich sein. Vorhandene Versand-, Übertragungs-, Server-, Provider- und Postfachdaten werden dabei zu einem möglichst vollständigen zeitlichen Ablauf zusammengeführt.
Buchungsbegleitende E-Mails im Flugverkehr
Umfangreiche praktische Erfahrung besteht bei der Untersuchung buchungsbegleitender E-Mail-Nachrichten im Flugverkehr, etwa bei Buchungsbestätigungen sowie Mitteilungen über Flugzeiten, Umbuchungen oder Änderungen.
Die technische Besonderheit besteht häufig darin, dass diese Nachrichten nicht unmittelbar durch die IT-Systeme der Fluggesellschaft versendet werden, sondern spezialisierte Drittanbieter mit Sitz außerhalb der EU hierfür Software-as-a-Service-Dienstleistungen (SaaS) bereitstellen.
Für die Rekonstruktion von Versand und Zustellung ist deshalb die Kenntnis dieser System- und Dienstleisterstrukturen sowie der zwischen Fluggesellschaft, Dienstleister, E-Mail-Provider und Empfänger verteilten Datenbestände von besonderer Bedeutung.
Anhänge, Veränderungen und Darstellbarkeit von Dateien
Ein weiterer häufiger Streitpunkt ist, welche Datei einer E-Mail tatsächlich beigefügt war, ob sie unverändert beim Empfänger angekommen ist und ob sie dort bestimmungsgemäß geöffnet und gelesen werden konnte.
Zu untersuchen kann insbesondere sein,
- welche Datei Bestandteil der ursprünglich versendeten Nachricht war und ob die heute vorgelegte Datei damit übereinstimmt,
- ob die Datei nach dem Versand verändert, neu gespeichert, konvertiert oder anderweitig bearbeitet wurde,
- ob der Anhang technisch vollständig und fehlerfrei übertragen wurde und
- ob Inhalt und Darstellung beim Empfänger lesbar waren oder von E-Mail-Programm, Webmail-Viewer, Betriebssystem, verwendeten Schriftarten oder anderen Komponenten abhängig waren.
So können beispielsweise PDF-Dateien technisch vollständig und unverändert übertragen worden sein, bei der Darstellung in einem Webmail-Viewer jedoch aufgrund fehlender oder nicht korrekt eingebetteter Schriftarten, unterschiedlicher Zeichencodierungen oder abweichender Rendering-Verfahren fehlerhafte Zeichen, unlesbare Texte oder eine gegenüber dem Original veränderte Darstellung zeigen.
Für die Untersuchung können neben den E-Mail-Daten insbesondere Original- und Empfangsdateien, Dateieigenschaften, Metadaten, eingebettete Schriftarten, Hashwerte sowie unterschiedliche Programme und Darstellungsumgebungen miteinander verglichen werden.
Absender und Authentizität
Daneben kann streitig sein, ob eine E-Mail tatsächlich vom behaupteten Absender stammt.
Hierzu können E-Mail-Header, Übertragungswege, Server- und Providerinformationen sowie weitere vorhandene Authentifizierungs- und Protokolldaten miteinander verglichen werden. Eine lediglich im E-Mail-Programm angezeigte Absenderadresse ist hierfür allein nicht zwingend ausreichend.
Zugang zu Provider-, Server- und Postfachdaten
Welche Aussagen technisch möglich sind, hängt wesentlich davon ab, welche Daten auf Sender- und Empfängerseite noch vorhanden sind. Insbesondere Server- und Providerprotokolle können nur für begrenzte Zeit gespeichert werden.
Soweit erforderliche Daten nicht unmittelbar durch die Parteien bereitgestellt werden können, können die Mitwirkung der betroffenen Parteien sowie erforderlichenfalls gerichtliche Verfügungen gegenüber E-Mail-Providern, SaaS-Dienstleistern oder anderen beteiligten Stellen notwendig sein.